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产品文档使用流程

使用流程

智能采购意图平台的业务流程分为四个阶段，实现从意图到执行的完整闭环。

流程总览

阶段一：意图采集

1. 发现商品

员工在日常工作中，通过电商平台浏览商品，发现符合需求的商品。

支持的平台：

  • 淘宝/天猫
  • 京东
  • 拼多多
  • 1688

2. 一键采集

  1. 在商品详情页选择好规格（颜色、尺寸等）
  2. 点击浏览器插件图标或页面上的”代购”按钮
  3. AI 自动识别商品信息（标题、价格、规格、图片）
  4. 自动填充采购人、部门等基础信息
  5. 确认或补充收货地址和联系方式
  6. 填写采购说明和备注（可选）
  7. 提交采购申请

⏱️ 平均耗时：30 秒

3. 工单创建

系统自动创建标准化的采购工单：

{
  "intentionId": "intent_20260213_001",
  "requester": {
    "name": "张三",
    "department": "研发部",
    "email": "zhangsan@company.com"
  },
  "product": {
    "title": "人体工学办公椅",
    "url": "https://item.taobao.com/...",
    "price": 299.00,
    "quantity": 2,
    "specifications": {
      "颜色": "黑色"
    }
  },
  "delivery": {
    "recipient": "张三",
    "phone": "13800138000",
    "address": "上海市浦东新区..."
  },
  "status": "pending_approval"
}

阶段二：审批流程

1. 智能路由

根据预设规则，系统自动将工单路由到相应审批人：

路由规则示例：

  • 金额 < 500 元：部门主管审批
  • 金额 500-2000 元：部门主管 → 财务审批
  • 金额 > 2000 元：部门主管 → 采购主管 → 财务总监

2. 审批通知

系统通过多种方式通知审批人：

  • 📱 企业微信/钉钉消息
  • 📧 邮件通知
  • 🌐 系统待办列表

3. 审批决策

审批人可以查看完整信息：

  • 申请人信息和历史记录
  • 商品详情（标题、图片、价格、规格、店铺）
  • 采购说明和用途
  • 收货信息

审批操作：

  • ✅ 批准 - 工单进入执行队列
  • ❌ 拒绝 - 填写原因，通知申请人
  • 🔄 转审 - 转给其他审批人
  • ⏸️ 退回 - 要求补充信息

⏱️ 平均审批时长：10-30 分钟（支持移动端快速审批）

阶段三：自动执行

1. 执行队列

审批通过的工单进入执行队列，系统智能调度：

  • 优先级排序 - 紧急采购优先执行
  • 批量优化 - 同店铺商品合并下单
  • 负载均衡 - 合理分配执行资源
  • 高峰避让 - 避开促销时段，提高成功率

2. 自动执行

智能机器人开始自动执行下单：

执行步骤：

⏱️ 平均执行时长：10-15 分钟

3. 异常处理

执行过程中遇到异常，系统智能处理：

异常类型系统处理通知对象
价格上涨 <10%自动继续执行无需通知
价格上涨 ≥10%暂停执行，等待确认申请人 + 审批人
库存不足标记工单状态申请人
商品下架标记不可用申请人
网络异常自动重试 3 次失败后通知管理员
风控拦截转人工处理采购专员

4. 执行监控

全程可视化监控，确保透明可控：

  • 实时日志 - 记录每一步操作的详细日志
  • 关键截图 - 商品页、订单页自动截图存证
  • 进度追踪 - 实时显示执行进度
  • 异常告警 - 异常情况立即通知相关人员

日志示例：

[2026-02-13 10:30:00] ▶ 开始执行 intent_20260213_001
[2026-02-13 10:30:05] ✓ 浏览器启动成功
[2026-02-13 10:30:10] ✓ 登录淘宝账号成功
[2026-02-13 10:30:15] ✓ 访问商品页面
[2026-02-13 10:30:20] ✓ 价格校验通过：299.00 元
[2026-02-13 10:30:25] ✓ 选择规格：颜色=黑色
[2026-02-13 10:30:30] ✓ 加入购物车，数量：2
[2026-02-13 10:30:40] ✓ 填写收货信息
[2026-02-13 10:30:45] ✓ 提交订单成功
[2026-02-13 10:30:46] ✓ 订单号：TB20260213001
[2026-02-13 10:30:50] ✓ 保存截图和凭证
[2026-02-13 10:30:50] ■ 执行完成，总耗时：50 秒

阶段四：结果回传

1. 订单信息同步

执行完成后，系统自动回传订单信息：

{
  "workOrderId": "wo_123456",
  "executionId": "exec_789012",
  "status": "completed",
  "orderInfo": {
    "orderId": "TB20260213001",
    "platform": "taobao",
    "amount": 598.00,
    "createTime": "2026-02-13T14:30:00Z"
  },
  "logistics": {
    "company": "顺丰速运",
    "trackingNumber": "SF1234567890",
    "estimatedDelivery": "2026-02-15"
  },
  "screenshots": [
    "https://storage.procure-core.com/screenshots/order_001.png"
  ]
}

2. 物流跟踪

系统对接物流 API，实时跟踪配送状态：

  1. 待发货 - 订单创建，等待商家处理
  2. 已发货 - 商家已发货，获取物流单号
  3. 运输中 - 实时更新物流信息
  4. 派送中 - 快递员正在派送
  5. 已签收 - 收货完成，工单关闭

申请人可以在系统中：

  • 查看实时物流信息
  • 接收配送状态通知
  • 点击跟踪链接查看详情

3. 数据归档

执行完成后，系统自动归档：

  • ✅ 工单信息和状态流转记录
  • ✅ 执行日志和操作截图
  • ✅ 订单信息和物流追踪
  • ✅ 审批记录和审计凭证

📦 数据保留：所有数据至少保留 2 年，满足企业审计要求。

效率对比

传统流程 vs 智能流程

环节传统流程智能流程提升
意图采集20-30 分钟
（手工复制、录入）		30 秒
（一键采集）		95% ↓
审批流转1-2 小时
（邮件来回）		10-30 分钟
（移动审批）		70% ↓
执行下单30-60 分钟
（人工下单）		10-15 分钟
（自动执行）		70% ↓
信息回填10-15 分钟
（手工录入）		实时
（自动回传）		100% ↓
总计2-3 小时15-20 分钟90% ↓

最佳实践

📋 批量采购

需要采购多个商品时：

  1. 分别采集每个商品，创建多个工单
  2. 在”我的采购”中勾选待提交的工单
  3. 点击”批量提交”统一审批
  4. 系统会合并同店铺商品，减少运费

⏰ 定时执行

非紧急采购建议配置定时执行：

  • 避开高峰 - 设置夜间或凌晨执行
  • 提高成功率 - 避免网络拥堵和风控
  • 优化价格 - 部分商品夜间价格更优

🎯 条件优化

根据实际业务场景优化配置：

  • 金额阈值 - 小额采购自动执行，大额人工确认
  • 类别策略 - 常规商品自动，特殊商品手动
  • 优先级 - 紧急采购立即执行，普通采购排队

🏪 供应商优选

建立供应商白名单：

  • 选择信誉好的店铺
  • 优先从白名单采购
  • 定期评估供应商表现

下一步

需要帮助？ 查看快速开始指南或联系技术支持。

  • 告警通知 - 遇到异常立即通知相关人员

阶段四：结果回传

1. 执行结果同步

执行完成后，系统自动将订单信息回传。

回传信息示例：

{
  "workOrderId": "wo_123456",
  "executionId": "exec_789012",
  "status": "completed",
  "orderInfo": {
    "orderId": "TB20260213001",
    "platform": "taobao",
    "amount": 299.00,
    "createTime": "2026-02-13T14:30:00Z"
  },
  "logistics": {
    "company": "顺丰速运",
    "trackingNumber": "SF1234567890"
  },
  "screenshots": [
    "https://storage.procure-core.com/screenshots/001.png"
  ]
}

2. 物流跟踪

系统自动对接物流接口，实时跟踪配送状态。

  1. 待发货 - 订单创建成功，等待商家发货
  2. 已发货 - 商家已发货，可查询物流信息
  3. 运输中 - 实时更新物流轨迹
  4. 派送中 - 快递员正在派送
  5. 已签收 - 收货人已签收，工单完成

3. 数据归档

执行完成后，系统自动归档意图数据，保留完整记录。

数据保留：所有意图数据、执行日志、截图凭证保留至少2年，满足审计要求。

优化建议

  • 批量采购 - 相同或类似商品可批量提交，统一审批和执行，提升效率
  • 定时执行 - 非紧急采购可设置夜间执行，避开高峰时段，提高成功率
  • 条件优化 - 根据实际业务场景优化执行条件配置，提升自动化程度
  • 供应商优选 - 建立供应商白名单，优先从信誉好的商家采购
价值与收益